人事档案一般管理方法范本十二篇

时间:2023-05-31 15:16:18

人事档案一般管理方法

人事档案一般管理方法(篇1)

档案数据库是以档案的本体管理为基础,兼顾数据库设计和应用发展的需要,将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中,数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法,在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上,档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件,是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中,仅仅依靠数据库理论是不能胜任的,数据库管理系统(DBMS)本质上就是管理所用的工具和平台,其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障,也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲,任何管理活动,抛开其最终目的,其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化,档案管理的基本目的就是要使档案有序化,包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多,但最基本的方法就是分类,即“对档案总体进行分割、划分,将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别,然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此,“说得笼统一点,档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论,大都围绕着分类方法展开。”

由是,笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论,该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据,根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想,比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的,强调根据事物的现状进行把握,尽可能接近事物的真实状态,是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则,在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分,便于对档案进行多角度的灵活定位;历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征,有助于完整理解档案内容,这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上,在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的,彼此是不可取代的。

一般来说,对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法,大体都按全宗进行排架整理;而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法,一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中,一般是在来源单位层次上建立实体数据库,实际上是将一个全宗(一般是档案室层次)或全宗群(一般是档案馆层次)作为建库范围,同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理,使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性,必须采用历史主义的方法,遵守全宗原则,这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先,全宗原则是档案实体分类的基本方法,是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库,数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录,保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点,这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次,采用全宗原则指导建设档案数据库,能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部,是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体,这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性,这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。

第三,依据全宗理论进行档案数据库建设,有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的,数据库建设各方的利益是一致的,有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管,但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展,同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化,这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴,同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体,其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求,因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系,设置专门机构,提供专门的库房和设备,虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系,但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴,由于不同门类档案的管理差异,同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施,比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求,采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

人事档案一般管理方法(篇2)

1.上个世纪五十年代至八十年代中期。上个世纪五十年代开始,档案一般都采用硬卷皮以卷为单位将文件(拆除金属钉后)合订的装订方法。此种装订方法是基于档案工作“重管理轻利用”的特点,并出于档案利用两点情况的考虑。其一,那个年代对档案利用限制得很严格。档案室作为企事业、机关机要部门,不是一般人可以随便涉足之地。除机关工作人员经领导批准可以去档案室利用档案之外,大多数职工,尤其是生产一线工人,利用档案简直是破天荒的事情。直到1985年,北京木材防腐厂一名老工人即将退休了,别人问他档案室在何处,他竟茫然不知。精心保管多年但很少得到利用的档案在库房沉睡一个时期(一般至少二十年)之后鉴定销毁,如同古代深宫幽禁多年的女子,一世青春如流水,落红无情归西去。其二,该装订方法是出于那一历史阶段档案利用方式的需要。那时的档案原件一般不外借,利用者在档案管理人员监督下用笔抄录所需内容,经审核后拿出档案抄件利用,之后还需将抄件交换档案室。那时档案利用的特点是手续繁杂,责任重大,利用效率十分低下。

2.上个世纪八十年代中期至世纪末。档案一般采取单份文件线订(然后装盒保管)方法。此阶段档案工作呈现出“管用并举”的特点,并逐渐向“档案管理便于利用”方向发展。当时的档案利用工作发生了重大变化:一是档案利用环境逐渐宽松,档案利用效率大幅上升;二是可以将档案原件借出档案室利用;三是复制档案方式逐步由手工抄写变成机器复印。而以卷为单位合订文件的档案除了不适宜复印之外,还可能出现一卷档案外借后他人无法利用该卷的状况;四是卷内文件不合订,某一卷内虽有密级文件但不限制该卷其他非密文件的利用。显然,该种档案装订方法适应了当时的档案利用工作需要。

3.21世纪初至今。档案采取的装订方法是:以单份文件为单位将文件简单装订(或固定)。这种归档文件装订方法除了适应中小机关和为数众多的中小企事业单位档案人员身兼多职,工作繁杂状况之外,更主要的是考虑了档案利用工作发生的变化:其一,大型企业集团化跨省跨国管理,外地或境外子公司需要远程快速高效系统利用地处北京的公司总部档案,在公司总部全部档案未能实现数字化网络管理之前,大多数档案利用是通过传真方法实现的,而过去文件合订案卷或线订考究的单份文件,不拆分成单页文件,是无法传真的。其二,是基于企业经济实力壮大,档案保管条件大为改观,过去的金属钉受潮锈蚀文件现象不易发生,文件中留存少量金属钉无碍档案保管,而用曲别针或大头针“固定”文件,在文件复印传真需要反复拆页时,对文件纸张的损伤亦不明显,即使将来永久保管档案需要进馆,在移交之前只将这些少量文件线订即可。其三,电子归档文件的网络查询逐渐减少了纸质档案利用次数。以中国铁路物资总公司系统企业为例,2008年与1998年相比较,纸质档案利用登记次数由90%减少到10%以下,而电子档案查询已经占到全部档案利用登记数量的90%以上。纸质定期档案只需固定不再线订,保管10年(笔者所在单位规定定期档案一律保存10年)之后鉴定销毁,是合乎时宜又合乎档案简约管理原则的好的装订方法。

二、从档案装订与档案利用互动关系中得到的启示

人事档案一般管理方法(篇3)

档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物,是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作,如何科学地保管和有效利用档案,是我们必须认真思考的问题。随着社会发展,科技进步,档案的载体发生了变化,出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案,其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平,很多企业、部门都采用了电子档案管理系统,通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前,针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求,众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件,并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的,也因此而制约其向更广范围的基层推广。

(2)技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识,用户遇到问题很难自行解决,对开发商的依赖性很大。

(3)片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格,采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中,一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。

高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代,主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息,这种方式非常原始,其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展,档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息,具有手工管理所无法比拟的优点,如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计,系统在ASP的开发环境下,使用SQL server 数据库,实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。

1、需求分析

为了提高毕业生档案管理的水平,信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作;档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程,使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷,提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全;管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改,使管理员能够得到学生的最新信息;为了确保信息安全和准确,为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别,一般用户不能对信息进行添加、删除。

2、用户身份级别要求

根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同,从权限大小大致可以分为:高级管理员和一般用户,系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。

系统管理员:使用本系统的信息管理员,是权限最大的用户,拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。

一般用户:本系统的一般用户,能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改,但无录入和删除毕业生信息的权限。

3、系统功能模块设置

具体操作:对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。

(1)毕业生信息的录入:管理员对人事信息的添加

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息,需按毕业生实际信息录入;

(2)毕业生信息的修改:管理员和一般用户修改录入的人事信息

操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改,使毕业生信息随时更新,便于管理员的管理,能及时得到最新的毕业生信息;

(3)毕业生信息的查询:管理员和一般用户查看录入的人事信息

操作对象:管理员和一般用户

浏览对象:管理员和一般用户

具体功能:用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息,系统提供了多种查询方式,模糊查询和常规查询,如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询;

(4)毕业生信息的删除:管理员删除录入的人事信息

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出,可以对其信息永久性的删除,也可以将其暂时性的删除到回收站中,在回收站中可以将需要的信息还原,也可以将其永久性的删除;

(5)毕业生信息的打印:管理员和一般用户打印录入的人事信息

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息,便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息,也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表,对其毕业生列表进行打印。

(6)管理用户的设置:管理员对其用户名、密码和用户权限的设置

操作对象:管理员

浏览对象:管理员

具体功能:系统由高级管理员和一般用户,一般用户的权限是由高级用户指定的,高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除,及用户密码的设置和修改,高级管理员拥有整个系统的全部功能,一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。

3、系统开发的其他方面

人事档案一般管理方法(篇4)

一、适用档案行政处罚简易程序的条件

《行政处罚法》第三十三条规定违法事实确凿并有法定依据,对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的,可以当场作出行政处罚决定。这就是实施行政处罚简易程序的主要依据。当场档案行政处罚是在档案行政执法人员发现档案违法行为后当即给予的档案行政处罚。这是简易档案行政处罚程序与一般档案行政处罚程序最明显的区别。当场给予档案行政处罚不必经过较复杂的调查、取证等程序,只要当场发现档案违法行为并且档案违法事实确凿,档案法律、法规或者合法的规章明确规定对档案违法行为给予警告或者少量罚款的,档案行政执法人员就可以当场给予档案行政处罚,并同时责令档案违法当事人改正档案违法行为。因此,简易档案行政处罚程序充分保障了档案行政管理的及时、有效,并能及时有效地维护档案行政管理秩序和公共利益。结合档案行政处罚实践,适用档案行政处罚简易程序的一般要满足三个条件:

一是要有法定依据,也就是说档案行政执法人员在作出当场档案行政处罚时,一定要根据档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章的规定,如果档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章没有作出明确规定的,对档案违法当事人不能给予档案行政处罚。档案行政执法人员对档案违法当事人的当场档案行政处罚要根据《行政处罚法》规定的当场处罚的种类和罚款幅度作出决定,不能随意进行档案行政处罚。

二是案情简单、违法事实清楚、证据确凿,无须进一步调查取证。也就是说,对那些轻微档案违法案件,档案行政执法人员当场看到或者很容易查明档案违法案件事实,如档案违法当事人随意损毁、丢失档案,或擅自提供、抄录档案等档案违法行为,可由档案行政执法人员当场给予档案行政处罚。

三是只能处以一定罚款和警告的档案行政处罚,即对公民只能处以五十元以下或者警告的档案行政处罚,对法人或者其他组织只能处以一千元以下罚款或者警告的档案行政处罚。这就是说,即使档案行政执法人员认为档案违法事实确凿并有法定依据,但要对公民给予五十元以上或者对法人给予一千元以上罚款的档案行政处罚,也不能当场作出档案行政处罚,要按照《行政处罚法》和《档案行政处罚程序暂行规定》所规定的一般程序进行。

总而言之,档案行政处罚简易程序仅适用于档案违法案情简单、事实清楚,后果轻微、影响较小的,当场发现的,被档案行政处罚无异议的档案行政处罚案件。

二、规范运用简易档案行政处罚程序的步骤

然而在实际档案行政执法办案实践中,有些档案行政执法办案人员往往只看到了档案行政处罚简易程序其简易的一面,而忘了其程序方面的规定,有时将简易程序档案行政处罚案件实行简单操作,从而出现简易程序档案行政处罚程序不规范、不合法等方面的问题。虽然简易档案行政处罚程序没有一般档案行政处罚程序那么复杂,那么多环节,但档案行政执法人员在适用档案行政处罚简易程序时,也切不可因简易程序之简易而忽略了必要的程序。如果在适用档案行政处罚简易程序过程中忽视了必要的程序,当事人就可以根据《行政处罚法》第三十五条“当事人对当场作出的行政处罚决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼” 的规定,申请档案行政复议或提起档案行政诉讼。因此,简易档案行政处罚程序也需要规范,在适用档案行政处罚简易程序时应遵循以下步骤:

一是表明身份。这是简易程序的第一个步骤。它表明档案行政主体有权作出档案行政行为。为此,档案行政执法人员应当向档案行政相对人出示必要的证件。证件可以是工作证,也可以是档案行政执法证,或者二者都出示,依环境的不同而异。根据《档案行政处罚程序暂行规定》,档案行政执法人员履行档案行政执法职责时,应当出示统一制发的档案行政管理执法证。

二是指出事实,说明理由,在必要时进行调查取证。档案行政执法人员应当向档案行政相对人告知事实并提出证据,提出事实依据和法律依据。所谓必要时,是指当档案行政执法人员与档案行政相对人对事实或者法律问题存在争议时,需要档案行政执法人员更加审慎,弄清真实情况。进行现场调查取证时,应当注意合法、合理、高效。

三是档案行政相对人可以口头申辩,档案行政执法人员须答辩。听取档案行政相对人的陈述和申辩是档案行政执法工作中的重要一环,可以保障档案行政相对人的合法权利。由于简易程序的特性,辩论只能是口头形式,这样对档案行政执法人员就有较高的要求。档案行政执法人员对于档案行政相对人的申述意见应当能够给予正确、全面的回答,使档案行政相对人心服口服。

人事档案一般管理方法(篇5)

2006年12月18日,国家档案局局长杨冬权签署国家档案局第8号令,公布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,其附件《文书档案保管期限表》(以下简称《保管期限表》)共有11处“重要的”和“一般的”(文件材料)字眼。如何区分这11处“重要的”和“一般的”(文件材料),是归档文件整理当中非常棘手的一个实际问题。笔者不揣浅陋,谈点个人认识。

1 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

《保管期限表》第7条,将“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为永久保管,“一般的”定为30年保管。而《河南省档案局关于学习宣传贯彻国家档案局第8号令〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》(豫档文〔2007〕23号,以下简称《豫档23号文》)将“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,关键在于上级机关、上级领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度。一般来说,党和国家领导人,以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料,属于“重要的”,可定为永久保管;省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料,属于“一般的”,可定为30年保管。另外,还可以从文件材料的类型上区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”。一般来说,“重要的”包括上级机关、上级领导视察的照片、题词、讲话录音、录像等文件材料,可定为永久保管;“一般的”包括上级机关、上级领导出访通知、日程安排、接待工作总结等文件材料以及本地区、本机关的汇报材料,可定为30年保管。

应当强调指出的是:在实际执行这一条款时,不能仅凭上级机关、上级领导的行政级别就盲目下结论确定此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,而要具体情况具体分析,既要考虑上级机关、上级领导的行政级别,又要考虑上级机关、上级领导检查、视察事由的重要程度,然后再具体确定归档文件材料定为永久保管还是30年保管。例如,市委书记到市档案馆检查工作,现场办公解决了市档案馆新建问题,这一问题对本地区讲是重要的,形成的相关文件材料,属于“重要的”,可定为永久保管;同样,党和国家领导人,以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的个别相对不太重要的文件材料,也可定为30年保管。

2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

《保管期限表》第8条第2款,将“本机关的请示与上级机关的批复、批示”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况,“重要业务问题的”定为永久保管,“一般业务问题的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”,关键在于业务内容的重要程度。一般来说,内容涉及法规政策性和重大业务建设的,应视为“重要业务问题的”文件材料,可定为永久保管;内容涉及基础性、技术性的,应视为“一般业务问题的”文件材料,可定为30年保管。例如:市档案局向省档案局请示关于能否开放馆藏档案的问题,属于档案开放鉴定业务,既敏感又复杂,在档案工作环节中地位比较重要,稍有不慎就容易出现问题。因此,市档案局关于开放档案问题的请示与省档案局的批复,对市档案局而言,就属本机关重要业务问题,可定为永久保管。

应当强调指出的是:在一个机关什么是重要业务问题、什么是一般业务问题,是很复杂的,也是很不好区分的,只能具体问题具体分析,不能一概而论。

3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

《保管期限表》第8条第3款,将“同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况,“重要业务问题的”定为永久保管,“一般业务问题的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”,关键也在于业务内容的重要程度。前面“2 本机关的请示与上级机关的批复、批示”已作分析,这里不再赘述。例如前面提及的“市档案局关于开放档案问题的请示与省档案局的批复”,对省档案局而言,亦属本机关重要业务问题,可定为永久保管。又如市直某单位向市档案局发出了关于档案库房能否建在地下室的函,类似请示、咨询性质,这类问题是档案保护业务中的基本问题,属一般技术性问题。因此,其来函与市档案局复函,对市档案局而言,均属一般业务问题,可定为30年保管。

4 本机关为主办的机关联合行文的文件材料

《保管期限表》第8条第5款第1项,将“本机关为主办的机关联合行文的文件材料”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况,“重要业务问题的”定为永久保管,“一般业务问题的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”,关键也在于业务内容的重要程度。前面“2 本机关的请示与上级机关的批复、批示”已作分析,这里不再赘述。譬如:某市档案局、工商联、工商局以联合行文的方式出台的《关于扶持和促进民营企业档案工作的意见》,对全市民营企业档案业务工作起到一定的指导作用,应该看成是重要业务文件,属于“重要业务问题的”,作为主办机关,市档案局归档时可定为永久保管;再如:某市档案局、教育局以联合行文的方式出台的《关于对全市教育系统档案工作进行执法检查的通知》,应该看成是一般业务文件,属于“一般业务问题的”,作为主办机关,市档案局归档时可定为30年保管。

5 本机关为协办的机关联合行文的文件材料

《保管期限表》第8条第5款第2项,将“本机关为协办的机关联合行文的文件材料”分为“重要业务问题的”和“一般业务问题的”两种情况,“重要业务问题的”定为30年保管,“一般业务问题的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要业务问题的”还是“一般业务问题的”,关键也在于业务内容的重要程度。前面“2 本机关的请示与上级机关的批复、批示”已作分析,这里不再赘述。譬如:前面提到的某市档案局、工商联、工商局以联合行文的方式出台的《关于扶持和促进民营企业档案工作的意见》,属于“重要业务问题的”,作为协办机关,市工商联、工商局归档时可定为30年保管;再如:前面提到的某市档案局、教育局以联合行文的方式出台的《关于对全市教育系统档案工作进行执法检查的通知》属于“一般业务问题的”,作为协办机关,市教育局归档时可定为10年保管。

6 本机关行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

《保管期限表》第8条第7款第5项,将“本机关行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为永久保管,“一般的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。

根据《中华人民共和国行政处罚法》第八条规定,行政处罚的种类有:(一)警告;(二)罚款;(三)没收违法所得、没收非法财物;(四)责令停产停业;(五)暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照;(六)行政拘留;(七)法律、行政法规规定的其他行政处罚。笔者认为,对行政处罚中形成的文件材料,区分其是“重要的”还是“一般的”,关键在于行政处罚的种类。一般来说,“警告”和“罚款”两类应视为“一般的”文件材料,可定为30年保管;其他五类应视为“重要的”文件材料,可定为永久保管。

根据《中华人民共和国公务员法》第五十六条规定,处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。笔者认为,对行政处分中形成的文件材料,区分其是“重要的”还是“一般的”,关键在于行政处分的种类。一般来说, “警告”类应视为“一般的”文件材料,可定为30年保管;其他五类应视为“重要的”文件材料,可定为永久保管。

行政复议中形成的文件材料,笔者认为区分其是“重要的”还是“一般的”,关键在于所受行政处罚的种类。一般来说,“警告”和“罚款”两类应视为“一般的”文件材料,可定为30年保管;其他五类应视为“重要的”文件材料,可定为永久保管。

国家赔偿过程中形成的文件材料,笔者认为一般来说都属“重要的”,可定为永久保管;个别相对不太重要的也可定为30年保管。根据《中华人民共和国国家赔偿法》规定,导致国家赔偿的原因大多是因为国家机关和国家工作人员违法行使职权,侵犯了公民、法人和其他组织的合法权益而对当事者造成了损害,这种违法行为导致国家赔偿所形成的文件材料,一般都比较重要。

7 本机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

《保管期限表》第9条第11款,将“本机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为永久保管,“一般的”定为30年保管。而《豫档23号文》将“一般的”定为10年保管。

《中国共产党纪律处分条例》第十条规定,对党员的纪律处分种类有:(一)警告;(二)严重警告;(三)撤销党内职务;(四);(五)。笔者认为,区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,关键在于案件违规违纪的程度,即案件最终处理结果。一般来说,“警告”和“严重警告”两类应视为“一般的”文件材料,可定为30年保管;其他三类应视为“重要的”文件材料,可定为永久保管。

如果调查结论是查无实据,形成的综合性报告、调查材料,可定为30年甚至10年保管。

此外,机关年度纪检、监察工作综合性工作报告,可定为永久保管,年度以下的可定为30年甚至10年保管。

8 本机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

《保管期限表》第10条第2款,将“本机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为永久保管,“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,关键在于其事由重要程度、涉及资金多少和有效时限。一般来说,事由重要、金额较大、有效时限较长的,应视为“重要的”文件材料,可定为永久保管,如某机关盖大楼与施工方签订的合同,事由重要、金额较大、有效时限较长,属重要合同,可定为永久保管;事由次要、金额较小、有效时限较短的,应视为“一般的”文件材料,可定为10年保管,如机关与某苗圃单位签订“五一”、“国庆”等长假期间供花合同,事由一般、金额较小、有效时限较短,属一般性合同,可定为10年保管。

应当强调指出的是:判断一个机关与某单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料是“重要的”还是“一般的”,要因事而异、因量而异,不可一概而论。

9 本机关接待工作的计划、方案等文件材料

《保管期限表》第10条第3款,将“本机关接待工作的计划、方案等文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为30年保管,“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,关键在于接待对象的级别。一般来说,接待党和国家领导人,以及省部级以上领导视察工作或进行调研形成的计划、方案等文件材料,属于“重要的”,可定为30年保管;接待省部级以下领导视察工作或进行调研形成的计划、方案等文件材料,属于“一般的”,可定为10年保管。

应当强调指出的是:虽然接待对象的级别是区分接待工作计划、方案等文件材料是“重要的”还是“一般的”主要因素,但还要与接待事由的重要程度结合起来综合考虑。比如人大代表团组、政协委员团组对某机关进行视察、检查,属于重要活动,相关接待计划、方案等文件材料也就相对重要了,可定为30年保管。而兄弟单位对口接待过程中形成的接待计划、安排、方案等文件材料应属一般性的,可定为10年保管。

10 本机关国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

《保管期限表》第10条第6款,将“本机关国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料”分为“重要的”和“一般的”两种情况,“重要的”定为永久保管,“一般的”定为10年保管。

笔者认为,区分此类文件材料是“重要的”还是“一般的”,关键在于国有资产的规模、数量及价值大小。一般来说,规模、数量及价值较大的国有资产管理文件材料,属于“重要的”,可定为永久保管,如机关房产、机动车等国有资产价值相对大、使用寿命周期比较长,其国有财产文件材料,可定为永久保管;规模、数量及价值较小的国有资产管理文件材料,属于“一般的”,可定为10年保管,如机关办公使用的计算机、打印机、传真机、复印机等设备,价值相对不高,使用寿命周期相对较短,其国有财产文件材料,可定为10年保管。

11 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

人事档案一般管理方法(篇6)

1 引言

目前电子人事文件只是纸张的数字记录和配件,没有能力和独立存在的价值,在管理上也有与纸质载体相一致。但是,计算机和网络技术的实现和管理是一样的。首先,要建立一个基于文档生命周期理论和运动规律的综合管理系统,使其具有相应的管理功能。例如,根据文件生命周期理论,需要的文件读写功能,文件管理功能和文件管理功能;根据渐进的和连续的管理规则,确定运行通道系统管理流程和电子文件;根据对文件的形成规律,生产周期的文件只读编辑功能修改,在文件功能,根据管理标志相同的规则,但也有信息共享的功能,包括文件和目录管理的内容;根据现有的变异形式,具有自动组卷、纸的排序功能和辅助功能文件归档工作;根据数量的变化,增加建立和破坏的功能等。然后,通过管理系统的应用,对电子文件的管理及其运动过程进行了研究。可以看出,公文流转的规则对于公文的管理,也就是说,管理的整合有着特别重要的作用。

2 强化档案人员的意识与业务水平

(一)加强档案意识

一般人档案法律意识还比较薄弱,尤其是在一般的事业单位,工作的中心并不是档案工作,行政人员的档案意识是一种普遍现象。加强档案意识必须从现实出发有效果。如果你准备好增加层到办公楼,但施工的图纸找不到如何找到,不知道的承载能力的住房基地是多少,但整个房子都从新的调查,即劳动力成本和更多的钱。这说明档案意识不强,档案馆的资金投入成本和精力,有时比建设资金和能源的记录更大。教育我们的一些现实,加强档案意识做好档案建设是与各教职工有着紧密联系的事。现在的档案部门普遍提高认识,从领导,基本上按要求进行归档。并尝到了使用档案的甜头,并在职称评审或评估的时候,教师要到记录室查自己的教学工作量,查一下教学时间。当然,收集各部门,整理、归档、完整性、准确性是各部门的文件质量,狠抓档案人员的培训,是培养骨干档案法的实施,让档案第一次知道,理解,法律可以真的档案管理网络,社会档案意识。

(二)提高档案管理的业务管理水平

档案一般不是档案专业的毕业生,不受专业培训档案,和流量大,所以定期对档案专业培训档案,档案管理工作中的一个事件。与档案工作者的非档案专业毕业生相比,它不仅是一个问题,而且还具有一定的优势。的优点是,他们一般都熟悉本部门的工作,具有专业技术知识的部门,知道文件操作程序;计算机专业的档案管理人员了解基本的电脑知识,能使用计算机处理文件,这些条件都比旧的一个全职的记录。缺乏只是需要加强对档案专业知识的培训。事实上,部门档案员不需要详尽的学习“历史记录”、“档案系列篡夺了档案知识的科学体系,应该是最需要的位置档案知识的工作,如规定的操作技术方法的基本要求的实用知识和电子文件的归档格式。

总之,档案工作是一项系统性工作,需要大量的支持。从社会和服务到社会的文件管理。所以我们的目标是加强社会档案意识,扩大社会参与,而不是减少社会参与。坚持公文处理部门备案,事实上,档案管理水平整体提高网络技术和档案馆的宣传,提高社会档案意识是一个重要途径。

3 搭建一体化档案管理系统平台

通过计算机的应用来改变人事和档案的管理模式,提高管理水平。一方面,建立一个综合管理体系,全过程的信息管理和服务与利用。另一方面,建立一个全面的文件运动过程的管理。主要从2个方面进行调整:一是加强事前控制和消除重复环节;二是统一文件管理和档案管理的口径,使两者成为文件运行过程管理系统的协调,并对两者相对独立性进行分析。档案信息系统的建立,综合管理系统的应用,必然会形成相应的数据积累-电子文件。这是最有生命力的新文件必须妥善管理的数据库。和数字文件附加到这一共同构成全宗档案信息系统,更好地发挥数字录音的优点,成为档案信息资源的重要组成部分。

在档案工作中,有一个热点问题一直被讨论:是否坚持执行文件处理部门备案制度。我国文书处理部门备案制度在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中建立起,本系统对档案工作的时间带来了巨大的活力,但现在有思想,文书处理部门备案制度环境发生了变化,这导致了许多问题的归档,并由档案部门备案。笔者认为,如果完全由档案部门备案,势必会增加档案部门对人员和财政投入的负担,而且不利于社会档案意识的增强和档案法的宣传和普及。对于文件的问题,应在档案工作者努力的训练。管理和档案部门的一个人的进步是不可能的,还必须依靠文件处理部门档案。然后,对文件业务员的责任、业务质量的高低,直接影响到文件的完整性、准确性的重要因素。因此,档案员的培养应该是一个不容忽视的问题。

4 强化人事档案信息一体化管理的价值

(一)为计算机管理文件的应用积累经验

利用计算机管理档案,改变手工管理的落后状况,是对档案工作者的责任。对人事和档案信息的综合管理不是一种简单的人工操作,而是一种基于计算机管理的新的管理方法。此外,本实用程序具有良好的效果,并受到权威和档案人员的欢迎。这一成功的探索无疑对计算机管理文件应用的理论和方法的建立起着积极的作用。

(二)提高实际工作的管理水平

由于档案记录缺乏整个管理手段和方法,各部门之间以及各方面的工作都出现了不可勾的现象,重复劳动问题更加突出,电子文件的归档和管理也是一个不可回避的新课题。综合管理可以有效地解决这些问题。提高文件归档质量。通过管理系统,可以采取以下措施:首先,确保注册表文件。用了很多次,是不是随便切除。其次,一些部门或多语种文件为固定档案,已保存。最后,提供仪器、文件人员查阅工作范围的文件所产生的文件操作,帮助他们对文件的归档作出决定,并立即完成文件后,取消重复劳动,通过信息共享。首先是取消文件管理和文件管理过程,同一目录重复登记重复劳动;二是要取消档案人员检索文件内容的重复劳动记录。人事电子档案的归档与管理。综合管理是通过对电子文档的运动过程的管理来实现的。使电子文件作为一种数字记录文件的文件,完成其附件的任务,同时,也要实现自己的价值,作为档案信息系统的新部分,文件到数据库和统一管理的实施。提高标准化管理水平。与人工管理相比,应用系统本身就是一个标准的管理。此外,实现了对文件运动过程的整体管理,规范化管理水平的自然性和提高。

参考文献

人事档案一般管理方法(篇7)

一、人事档案的重要性

档案是记载一个人从出生到死亡所有重要事件的统一汇总。对于个人而言,人事档案中存有个人的工作履历鉴定表,政治表现、入团入党的相关时间和证据,以及其他相应的奖励处分和工资方面的文件材料。是员工成长的重要证据,是对个人总体情况的反应。事业单位在对个人进行工资评定职务晋升时,人事档案是重要的证据之一。因此人事档案也区别于其他的个人档案[1]。人事档案有其现实性的特点。是事业单位评定员工个人工资档次的重要依据。事业单位有完善而系统的工资、职称晋升标准。如果出现职称或工资等级的变动,往往依赖于人事档案内容的变动。人事档案的真实性特点决定了人事档案内容完整真实且材料具体客观,人事档案中的大部分材料均有相关领导人的签字证明,也有其他人的签字佐证,因此从某种意义上来说人事档案是相对真实可靠的,对单位选拔人才、工资晋升等多方面有重要作用。人事档案的流动性和动态性,可以帮助事业单位确立后期的招聘计划。人事档案数量的不足,往往意味着本单位本地区人才不足,需要启动后备招聘计划。但是由于地区之间人事借调情况相对比较频繁,很难对具体人数和岗位有明确的认知。因此人事档案就显得尤为重要。

二、人事档案管理制度中存在的问题

(一)缺乏人事档案管理制度

事业单位有一整套完整的晋升体制,对于单位员工相应的履历资料应该每年进行更新和整理。如每年年末进行的年度考核表、职称变动表以及其他的相应表格。此类表格的填写与增减一般是在每年年末进行,但是受到实际情况的影响,事业单位有大量的工作,需要在年尾和年头完成工作总结和安排部署工作。工作量大、工作内容复杂,对于此类重要但很少涉及的工作内容,领导干部往往不重视。对于人事档案管理部门,大部分时间的工作是检查档案的完整性,需要对人事档案进行集中统一整理的时间节点,往往是本单位事情最多的节点,在这个时候需要增添和删减的档案也在不断增加,也有部分档案会因人员流动而需要从本单位流出,因此人事档案不能够及时地进行更新[2]。人事档案管理制度是保证人事档案管理能够顺利有效进行的重要前提。事业单位有完善的体制机制,但缺乏相对应的保管制度。制度的缺乏也就意味着管理方式的缺失,档案的完整安全难以保障。人事档案是个人一生中最重要的材料之一,人事档案的缺失往往会引发连锁反应。人事档案制度不仅仅只是简单的材料归档,还包括相应的检查核对制度和传递制度,以及最重要的保卫保密制度。这些制度都是保证人事档案能够长期保存并能真正对个人发展起到作用的重要前提。制度的不完善往往会导致档案的缺失、遗漏,对个人和单位的发展都有巨大的打击。

(二)人事档案重视不足

不同的事业单位有其主要负责的内容。以某某区园林管理中心为例,单位是属于住建局下面的事业单位,与工商部门、执法部门共同对城市园林绿化进行管理,因此本单位的工作重心放在城市园林绿化规划管理监督之上。本单位的工作中心和人事档案工作管理没有太直接的联系,本年工作和人事档案挂钩的时间也相对较少,除人员招聘或留出以及职称变动时,其余时间基本不会涉及人事档案管理的相关工作。因此单位本身就不重视人事档案,从干部到其他工作人员对人事档案没有深刻的认知。对人事档案的管理也普遍存在一些误区。把人事档案的管理工作简单地理解为“补材料”,上级部门需要什么材料就下发通知要求补什么材料,材料的重要性不做任何的补充说明。领导干部对人事档案中需要的材料的重要性和真实性往往审核不到位,基本的模式是单位人员写材料,领导干部签字确定,在这个过程中往往缺少审核的过程。实际上还是事业单位本身对人事档案的理解认知不足,没有把人事档案当做是一件重要的事情来完成[3]。

(三)管理松软散

领导干部对人事档案重视不到位,就会直接导致人事档案管理存在巨大的漏洞。人事档案管理一般要求有专职人员进行,但实际上档案管理工作往往是由其他科室人员兼职完成,一般由办公室负责材料的收集整理归档工作,但办公室人员往往身兼数职,且主要工作不是档案整理工作。管理人员对档案管理工作不了解,缺乏专业的档案知识,对档案管理工作的相关法律条文认知不足,不了解档案管理工作包括的内容。对档案工作管理的具体要求认知不足,对档案存放条件和环境认知不足,对档案的收入发出了解不足。不具备专业的档案管理员资格,也就很难保证人事档案工作的有序进行。人事档案管理制度的缺失也直接导致了管理人员的缺位,事业单位的档案管理员应该是专职的人员,人事档案管理人员采用兼职的制度,会直接导致人事档案的缺失和损坏。管理人员没有可以依照的相应规章制度,在管理上难免会出现松软散的情况。人事档案对个人而言是保密文件,管理人员是兼职的情况下,很容易导致保密文件外泄,同时也很难保证人事档案的齐全。加之管理人员缺乏相应的专业知识,对档案的收集管理工作认识不到位,人事档案管理工作只是兼职工作,对人事档案的管理只是单纯地停留在把材料放入档案盒中,没有进行有效的整理和排列,管理工作只有管没有理,因此也常常会出现材料重复的情况。

三、建立健全人事档案管理制度

(一)完善相应的规章制度

制度是保证人事档案工作能够有序进行的重要保证。把人事档案管理中涉及的各个方面,以制度的形式规范和确立,是保证人事档案工作有序推进的重要前提。人事档案管理工作应该依照国家档案法的相关内容,依照本单位实际情况依法进行。为了促使人事档案管理向规范化标准化方向前进,依照《事业单位登记管理档案管理办法》《国家档案》的相关内容,结合工作实际,请教专业人士,制定本单位相应的人事档案管理的规章制度,把制度明确化、透明化、公开化,才能保证人事档案管理工作有章可循,最大程度理清档案管理工作的程序和步骤,保证本单位人事档案资料完整无误。人事档案管理制度的确定,可以将其单位的人事档案管理工作和其他工作相隔离。也可以最大程度上保证由专人专职负责人事档案工作,人事档案不需要经手多个兼职人员,档案的完整性得到保障。人事档案的规章制度要符合本单位的实际情况。档案管理工作应当符合本单位的实际情况,不能生搬硬套其他单位的管理模式和工作方法,不能为了片面追求完成人事档案工作,而忽略了本单位的实际情况。人事档案的规章制度要符合本单位的工作实际,满足工作所需。本单位的规章制度应该是简明实用的,任何制度的设立都是为了能更高效地完成工作,适当工作制度应当是简明实用,最大程度保证了制度的可操作性,才能在落地阶段对人事档案管理工作进行有效的管理。人事管理的制度要是能够严格执行的,档案管理制度由本单位执行,也应该由本单位进行监督和管理,在档案管理的过程中要做到赏罚分明,相应的奖惩措施是保证人事档案规章能够顺利推行的重要保障,不能因犯错人员的身份地位高低就免于相应的处罚,制度应该适用于本单位的任何一个人,只有这样制度才能顺利地推行。

(二)确定人事档案保管场所

人事档案管理分为文字、图表、音像等形式。由于人事档案工作一般由办公室的工作人员兼任,因此人事档案往往也存放在办公室内。人事档案作为一份需要长期保存的文档,一般的办公环境往往难以满足人事档案保管的要求,硬件设施不过关是导致人事档案损毁的主要原因之一。没有专业的人事档案管理室,极易引发人事材料的霉变重做等问题,人事档案的总结和完整难以保障。兼用的办公室往往需要存放其他的材料,事业单位所准备的材料外观大多十分相似,混用共用档案保管时必然会导致档案误拿漏拿。因此事业单位需要设立专门的人事档案保管室,才能保证保持室内相应的湿度和温度,不会因为人员频繁进出而导致室内温度湿度的变化,人事档案的使用年限往往长达几十年,环境是人事档案长期保存的重要因素,部分人员调动范围广、次数多,保管环境难以保证,那么档案的质量也难以保证。固定的人事档案保管场所,有利于开展多项人事档案的防护工作,如开展防水防火、防虫防鼠等防护工作,最大程度上保证人事档案不受非人为因素的影响和破坏。确立人事档案保管场所,对人事档案进行统一有效的管理,最大程度上保证人事档案不遗失、不混杂,是保证人事档案安全的有力措施,场所固定也能起到很好的防护作用[4]。

(三)确立人事档案人员管理制度和晋升制度

档案管理人员需要有较强的档案管理素质。管理人员要是专职的管理人员,在人才选拔上一般有两个途径,一是本单位推荐人选,固定工作岗位,因此就需要对档案管理人员进行培训,不仅仅是对档案管理工作要求和内容的培训,也有对思想政治责任心的培训。档案管理人员应该有较高的专业素养,可采取外出培训的方式,让工作人员能够熟悉档案管理工作的基本要求和工作流程,培养出本单位的专职人事档案管理人员。也可以利用社会招聘,选拔专职的档案管理人员,在适当的情况下,可放松对学历的要求,把档案的管理能力作为选拔的重要标准,同时积极向其他事业单位学习,尤其是向人事档案管理工作取得巨大成就的单位学习,加强不同单位之间的沟通交往,最大程度上完善本单位人事档案管理工作的内容。专职的档案管理人员才能最大程度上改进和完善档案管理室的功能和作用。专职人员对档案内容的重点和次重点有明确的认知,对本单位补全材料会有指导性的作用。档案管理工作人员要加强工作意识,端正工作态度,真正把人事档案工作放在心上,才能更好地发挥工作人员的主观能动性,才能更好地为本单位的人事档案工作服务。在保证管理人员专业性的同时,也要保证管理人员的晋升制度。公平有序的晋升制度是保证人事档案管理专职人员稳定的重要措施。大部分单位的工作内容都和人事档案无关,本单位相应的晋升机制和奖励机制都只针对本单位的本职工作,因此要保证好管理人员的晋升机制和奖励机制,才是留住人才的唯一方法。档案管理人员工作的特殊性也决定了无法参与本单位正常的晋升和奖励,因此单位在设立人事档案管理制度的同时也要考虑到管理人员的薪资结构和晋升方向,才能在最大程度上稳定管理人员的情绪。

(四)与时俱进

档案管理工作随着时间的推移不断有所增加,从趋势上来看,档案管理工作的内容只会多不会少。因此档案管理工作要有与时俱进的开拓精神,单位应该采用信息化的管理方式,对档案内容进行统一编号集中管理,引入条码和计算机管理的概念,把纸质档案当做电子档案的方式进行管理和编号,事业单位可以采用对人事档案进行编码,由系统自动生成纸质二维码,并对档案中相对应的材料进行集中录入和编码,每增加一次材料都进行计算机录入,最大程度上实现人事档案的现代化管理。这样的管理方式可以在不打开人事档案的前提条件下知道该材料已有的内容和缺少的内容,对档案的流入流出更加清晰准确。同时也可以对档案的位置进行计算机定位,每一个人事档案有固定的电子定位,以方便后期的查找和整理。与时俱进的不仅仅是管理手段,还有管理思想。人事档案管理的方法可以多和其他单位沟通学习,充分借鉴其他单位好的工作经验,结合本单位实际情况,吸收其他单位适合本单位的做法,让管理更加人性化,更加科学高效。同时也定期召开会议,倾听不同层级对人事档案管理工作的意见和看法,了解到本单位人员认为的档案工作中的不足之处,不断简化工作流程,规范审批程序,避免反复准备材料减少本单位人员准备材料的压力,更好地服务本单位人员。

四、结语

完善事业单位人事档案管理制度,有助于提高本单位的管理水平。档案管理制度关系到单位内每一名成员今后的发展和晋升,做好人事档案管理工作是稳定人员流动的最佳途径,也是减轻本单位工作压力的最佳途径。针对人事档案管理工作中存在的问题提出相对应的解决方法,可以进一步促进档案管理工作的发展。本单位在规章制度、人员管理、设施建设等方面下功夫,才能做好做细人才档案管理工作。把工作落到实处,做到细处。才能更进一步促进事业单位的发展[5]。

参考文献

[1]刘巍.事业单位编制外人员人事档案管理存在的问题及优化措施[J].黑龙江档案,2020(6):106.

[2]刘明鸽.如何优化事业单位人事档案管理制度[J].山西青年,2020(14):200-201.

[3]李雯.完善人事档案管理制度提高事业单位管理水平[J].办公室业务,2020(12):165-166.

人事档案一般管理方法(篇8)

医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利,当然也对档案管理提出了更高的要求,在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。

网络建档是社会进步和信息系统发展的需要,另外,过去的人事档案一般是堆叠在档案室里,在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题,而相对于过去的纸质档案,建立电子档案则体现出更多的优越性:

1.保存寿命长,不易损坏

档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内,不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况,即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺,一直保存下去。而且电子档案一般都有备份,一份文件出现问题,还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补,打破过去纸质档案袋的“唯一存在”,也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。

2.信息全面有效

由于电子设备存储空间很大,对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面,完全不受纸张的约束,信息更加全面和具体。另外,电子档案可以随时更新,及时地补充和修改个人存档信息,一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况,保持人事档案信息的时鲜性,让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用,个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕,更加严格要求自己的工作和生活,以保持最佳的档案记录。

3.提取档案方便

以前的人事档案是放在一个专门档案室里,要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易,更不用说查找某些细节信息了,更何况很多档案由于年代久远,查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题,提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题,它有清晰明了的查询目录,根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息,方便快捷,提高工作效率。

4.共享性

将档案袋保存在医院的档案室里,个人的信息只被这所医院拥有,而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。

通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上,跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息,在这样更宽的平台上,对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享,那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。

5考核评价公开公平

在纸质档案内的考核评价部分,一般是由单位上司或部门个人填写,而档案一般是在档案室保密存放的,他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上,考核评价结果予以公示,由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况,给予评价。这样的考核公开公正公平,完全透明,可以更加真实的反映个人情况,保证了人事档案的真实性。

当然电子档案并不是完美无缺的,它存在一些电子信息的局限性,如受病毒危害、保密性不够等,另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化,我觉得可以从以下几方面着手:

首先,要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施,医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案,注意火电问题,保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统,确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外,不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境,能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。

然后,医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感,主动地搜集补充医院工作人员的档案信息,做好备份,尽量做到及时全面。还有就是专业素质,他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识,同时还要具备信息技术的基础知识,才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质,不随意泄露他人的档案信息,不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。

其次,医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求,同时建立自己单位的相关管理制度,一来可以使档案管理更加的规范,防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息,一经不法分子利用将贻害无穷,要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作,挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任,合理设置岗位,上机操作的各个部分分别设置管理密码,让各管理人员相互合作又互相监督,以确保档案管理的安全、有效。

最后,要进行档案管理的宣传工作,使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心,增强医院工作人员对个人档案的重视意识,让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程,医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来,这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。

实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性,使医院的发展更紧跟时代的需求,当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求,各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系,实现档案管理的电子化,使其更加科学化,完备化。

人事档案一般管理方法(篇9)

1、利用ABC管理法管理人事档案

随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革。与此同时,相关的人事档案管理工作若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式来管理所有类别的档案,已经不能适应当今社会发展的要求。就高校来说,多数高校最近10多年来都进行了合并或升格,有的强强联合,有的弱弱联合,甚至有的本科院校与中等专业学校合并,人员来自不同层次的学校,原来人事档案管理的水平差异较大。由于管理模式不统一,尤其是一些原来层次较低的学校普遍存在人事档案材料收集不全、归类不准确、整理不规范等问题,急需用新标准来统一。

合并高校人事档案管理可以尝试采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲线图,美国通用公司的狄凯于1951年将其应用于库存管理,并命名为ABC管理法。这种管理法是运用数理统计的分法,对构成事物的影响因素按主次进行分类排列,以抓住事物的主要矛盾进而对它们实行分别控制的一种科学分类管理技术。它是按照分析的需要,将事物或管理对象的影响因素或所占比重的大小划分为A、B、C三部分,并对其分别进行“重点“”次要”和“一般”3种不同程度的控制和管理,以便最经济、最有效地使用人力、物力、财力获得最大的经济效益。正因为如此,半个多世纪以来,该分法被广泛地应用于企业的各项管理工作中,如今在图书、档案等文献资料管理领域也得到了应用[2]。所以,合并高校人事档案无论原来隶属于那所学校,只要按照组织人事部门统一的新要求,根据ABC管理法,将在职的干部教师档案作为“重点”,将在职的工人档案作为“次要”,将离休、退休、离职和死亡的职工档案作为“一般”,进行分类管理,就能收到事半功倍的效果。

根据有关规定,人事档案可以建立正本、副本。正本内容丰富,能全面反映员工的情况;副本内容比较概括,是正本材料的备份或复制件,主要在领导干部档案中建立,一般人事档案只建立正本。正本由一个员工的历史和现实情况的材料所构成,包括履历、自传、鉴定、学历、职称、政审、奖励以及职务、工资等方面的10类材料。根据ABC管理法,应重点加强在职人员材料的收集与鉴定工作;应建立学校各单位、各部门专人负责的收集制度,定期收集、定向收集、随时收集、追踪收集,并根据事实准确、材料完整、手续完备的要求,对各类人员的材料进行统一的甄别和审核,根据其真伪和价值决定取舍。工人档案内容应突出评定岗位技能和学历、劳动合同、工资、保险福利待遇等重点部分,对政审和参加党团材料可从简处置。而离职和死亡人员档案可以先收集、不整理,以后根据需要再整理。

2、建立人事档案计算机信息网络系统

随着人事档案管理制度的改革,弱化了人事档案政治化、神秘化的程度。与此同时,信息技术和因特网的飞速发展改变了人事档案管理和服务方式,通过计算机网络进行信息共享和信息交换,从传播学的角度讲,彻底改变了空间对人的约束。档案计算机管理网络化、档案信息数字化或电子化是高校档案工作高效发展的必然趋势。南京大学档案馆目前已经能够提供网上信息检索“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”等内容,使人事档案管理更加社会化,成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台。南京大学档案馆的做法值得学习和推广。

建立干部人事档案多媒体信息网络系统是国家信息化和新时期组织的迫切需要。采用先进的电子信息技术来构建整个人事档案信息网络系统要涉及很多先进的技术,主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等,因此,要采用先进的应用软件。目前,高校干部档案适宜采用中央组织部《信息结构体系》,它是为实现干部信息的标准化及大范围信息共享、按照人员管理机构及机构管理中科学的信息流程制定的,不仅具有较高的标准化、规范化程度,而且具有总揽全局的权威性。

高校在人事档案信息计算机检索系统中采用现代网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索发展为智能检索及网络检索,实现检索信息传递网络化。人事档案通过计算机管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益,提高劳动效率与工作质量,使人事档案管理更加科学化。并且,与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询和修改,而且可以通过网络快速传递,提高档案的利用率,降低了档案管理的成本。当然,由于电子文件保存中存在着更新版本的不兼容性和不可识读性,所以,储存材料及载体的易损问题都不能忽视,处理不当会造成宝贵的人事档案信息资源丢失。另外,还要正确运用加密功能,在严格界定档案材料密级的基础上对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密,防止信息丢失泄密,给单位和个人造成不应有的损失。

3、重视人事档案信息资源的开发与利用

人事档案工作是人事工作的重要组成部分,也是国家档案工作的一个方面。档案是人们在各种实践活动及思维活动中自然形成的历史记录,一般说来,其内容比较真实,誉者不过其实,抑者不损其真。正因为如此,档案的凭证作用和参考作用在各种文献中居于首位,这是我们应大力开发和利用人事档案的主要原因。

现在许多高校正在或准备采用计算机信息网络技术管理人事档案,在人事档案信息系统建设和应用过程中要重视信息资料的采集、开发与利用,不能为了购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。当前高校可以将不属于个人隐私部分的内容材料上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流由单一的途径变为开放式的交流模式。只有坚持以人为本,适度开放个人社会公信平台,才能保障当事人的知情权,使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢,为大学研究性学习服务,促进高校教学的改革和发展,促进社会主义和谐社会建设。这是高校人事档案管理政策的必然趋势。

参考文献:

人事档案一般管理方法(篇10)

档案一般指的是国家机关、企事业单位和团体,在进行社会生产活动以及相关科研活动的过程中,所形成的富有特定价值的实物或者材料。档案是人类宝贵的精神财富。对于基层档案单位和综合档案馆来说,档案管理都是一项非常重要的工作。档案工作的核心任务是能科学而有效地保管和利用好目标档案。传统的档案管理系统由于时代变化而不能适应时代需求,所以人们需要利用新技术和方法来建构新的档案管理系统,有效管理档案,提高档案管理水平。

一、档案管理的发展现状

第一,存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体,存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题,而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞,传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二,现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三,网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代,档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理,利用独立的计算机工作中心,与互联网相互联接,普通用户可利用互联网登入站点查询,在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点,并且给档案管理工作带来积极的影响。

二、档案管理系统的技术基础

第一,数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息,通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息,一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页,压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二,数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理,如层次数据库,关系数据库和网状数据库。第三,图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础,对传统信源编码理论进行优化,图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比,能有效管理高达几十万个数量的档案。第四,档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案,并打印出所需要的原件和目录。

三、档案管理系统的实现

建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式,实现档案信息的计算机化管理,以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础,档案馆内部网络上运行,并通过扩展实现远程连接客户端的功能,从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率,可有效保障档案信息的保存和利用。

现代档案系统一般是以OBMS为基础,并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先,管理系统会提供录入手段,从而将档案原始数据进行分类和入库管理,并对数据进行安全管理;其次,管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式;第三,系统会提供数据报表和档案的打印输出功能,并提供档案数据的管理维护功能;最后,系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的,非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式,即只是在人们有信息利用需求的时候(一般系统会设置某个时间段)建立数据库联接,用完后系统马上断开数据库联接,既有利于节省网络带宽,又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前,用户必须首先经过密码登录环节,这一步进一步保障了数据和系统的安全性。

现代网络档案管理系统一般采用面向对象的方法进行设计,操作起来非常简便,上手容易,直观、清晰、简洁的图形界面更突显出人性化设计理念。档案管理系统采用的计算机处理方式对档案馆进行档案信息管理极大地提高档案馆档案信息的管理效率。网络化档案管理系统的应用也有利于档案的保存和查阅,从而减轻管理人员负担,并且系统能及时打印出各种报表数据和所需目录,有利于对档案信息进行及时有效的利用;最后,系统采用的Client/Server运行模式为档案馆之间的信息联网铺垫了基础,促进档案信息资源的共享。

四、结语

传统档案管理系统已经不能适应时代需求,现代档案管理系统朝着信息化、网络化方向发展。本文详细介绍了现代档案管理系统的功能实现。现代档案管理系统以人本主义为设计理念,开发出灵活的用户界面和强大的管理功能,可灵活进行档案和文件的管理,如自动生成档案排列序号,简编的档案信息查询规则和手段。现代档案管理系统的研究已经步入了一个新的发展阶段,现代网络化管理系统有效提高了管理的速度和精度,降低了档案管理成本,有效降低档案数据资料的管理工作的强度,为管理人员的具体档案管理说明提供了准确的基础数据,推动档案管理工作的运行和未来的档案管理模式的变革。

参考文献

人事档案一般管理方法(篇11)

首先,保管期限规定实行已十余年之久,在此期间对文书档案保管产生极大影响的即为电子化文档保存技术之发展,信息化技术的提高为文书档案的归类保存带来了极大便利,原有的纸质类文档保存不仅会占用大量的空间资源,并且文书档案管理存在其特殊性,需要管理人员对各种类繁多之文档的高度熟悉且长期任职,一旦需更换管理人员,带来的附加成本也是不可忽视之问题。另外,在环境保护日益发展的背景下,大量纸质文件保存带来的树木资源浪费也是现今各方呼吁建立电子化文档数据库的一大现实依据。各类数据库的建立与检索工具的完善为上述问题带来了解决方案,并且其所呈现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理、云端储存多为永久性,且检索文件的便捷性与时效性也具有纸质类文档保存方法所不可比拟的优势。

其次,档案馆职能的转变。有学者提出“档案馆由封闭型向开放型转变以来,其用户结构由原来只为机关工作查考服务转变为以接待社会各界编史修志、学术利用为主”的观点,以分析文书档案管理所面临的新背景。职能分工的细化与社会科学的发展为档案学的研究带来的新热潮,且毋庸置疑的是,史学研究多是从微观材料出发来探析特定社会时代背景之发展的一门学科,做好文书档案的归类管理即可对现今管理储存文档提供一个科学合理的标准,并且对未来史学研究的发展能够奠定良好的基础。

二、文书档案保管期限划分方法及其问题

保管期限规定第七、第八条分别对永久保管与定期保管的文书档案进行了规定,其附属性文件《文书档案保管期限表》(以下简称“保管期限表”)则对定期保管的标时制文件保存进行了细化标准,但如若从规范性文件的字面含义解释,即可发现现今对于文书档案管理的“永久”与“定期”划分便存在着语义含混的弊病,譬如保管期限规定第七条第三款认定“本机关职能活动中形成的重要业务文件材料”为永久保存,而第八条第一款规定“本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料”为定期保存。首先对于何为“重要”、何为“一般”的文书档案并没有一个准确的学理或实践形成的界定标准,其次,倘若根据一定的限定性文字制定出进行文书档案保管的“重要”或“一般”标准,其带来的问题便是文书档案保管期限十四条规定的“本规定适用于各级党政机关和人民团体,军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”,由此可知,几乎社会系统内所有的行政主体、企事业单位都依照或参考此标准进行,其在社会活动中形成的数目繁多、种类?驮拥奈募?也无法按照上述重要或一般的标准进行归类。

人事档案一般管理方法(篇12)

系统建立在制度的基础上,档案管理有很强的制度要求。2011年,人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种,《会计法》规定:“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案,妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法,对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此,企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。

档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲,具体单位都设有档案管理机构,有的单位综合办公室是档案管理的职能部门,但也有企业技术部门是档案管理的职能部门,主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作,配备与任务相适应的专职档案人员。同时,有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员,业务受档案部门指导,按时完成档案部门所交办的有关档案工作。

二、完善档案管理部门的工作内容和责任

做好档案管理的系统性工作,要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室,档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方,会计类档案按会计档案的归档范围进行归档,财务部门负责整理,立卷装订成册,在年度终了后,一般由财务部保管一年后,再编造清册,归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策,维护档案的完整与安全。

对于档案管理人员来讲,职责和责任很重要,档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务,应列入档案工作的职责范围,并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质,积极开展业务培训。

三、完善档案归集的流程

档案管理的流程非常重要,首先要确定哪些是档案?w集的范围,就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料;本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的;本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的;本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目,二级科目可以按时间进行分类。

对于档案归档时间,不同企业有不同的要求,主要根据档案的时效性来确定归档时间,比如科研技改和课题类的资料可以完成1~2月后归集;文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档;财务类的档案一般在下一年再进行归档;有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档;基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备,一般来讲,归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料,材料必须完整、正确、统一。

财务类的资料比较特殊,做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类,从财务角度来讲,可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案,原则上应保持原卷册的封装,如果发现需要重新装订时,一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。

四、细化档案的使用、复制及销毁管理

资料归集后,调取和使用是经常发生的事情,特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料,这种情况下,应由申请部门填写申请单,经有关部门负责人审核后方能复制,需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。

档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲,对企业有长远利用价值的档案应永久保存,对企业在一定时期内有利用价值的档案,分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种,定期实行标时制,可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限,分为永久和定期保管,按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种,各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

档案的销毁要有专门的流程,必要时要成立鉴定小组,对保管期限已满,并确定无保存价值的档案,经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告,由公司负责人批准后,即可销毁。

确定销毁的档案,要编制销毁清单,在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行,销毁时应指定专人(一般两人以上)销毁和监督,以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。

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