人事档案日常管理范本十二篇

时间:2023-05-26 18:15:40

人事档案日常管理

人事档案日常管理(篇1)

1.1 顺应时展的潮流的需要

人力资源管理是事业单位档案管理工作中的重要一部分,在新时期,事业单位的档案管理工作可以在很大程度上体现其人力资源的管理状况和人员的素质。尤其是在信息技术得到广泛应用的时代背景下,很多机构和单位都实现了信息技术的覆盖,事业单位的档案管理工作也不能停滞不前,要顺应时展的潮流和趋势,充分借助信息化的势力,不断优化档案管理工作,提升档案资源管理的信息化水平,同时也能提升事业单位的人力资源管理水平。

1.2 推动事业单位进一步发展的要求

档案管理工作是事业单位日常工作的重要组成部分,档案管理可以为事业单位的发展提供各种信息和数据资源的支撑。在当前,很多事业单位已经在日常的管理工作中引入了管理信息系统,基本实现了管理工作的信息化,这对事业单位的档案管理工作提出了新的要求。档案管理部门要不断优化档案管理工作,提升管理的效率和水平,进一步充实档案部门的服务功能,能够满足事业单位对信息资源筛选、分析、汇总等要求,推动事业单位的进一步发展。

1.3 提升档案管理工作成效的需求

事业单位的档案管理工作涉及到对大量历史资料、数据资料的整理和归纳,并且随着时间的推移和事业单位业务的积累,各种历史资料和数据资料的数量是非常庞大的。如果还是按照传统的档案管理方法,那么进行信息和资料的查找和分析时工作量会特别大,不仅效率低下,还难以对工作的质量提出保证。因此,及时优化档案的管理工作对于提升档案管理的质量,以及为事业单位提供科学有效的信息资源是非常有用的。

2 当前事业单位在档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理制度不够科学规范

很多事业单位在档案管理方面重视不足,没有安排专人进行负责,没有制定科学合理的管理制度。这样首先使得档案管理部门在日常的档案管理中缺乏明确的制度规范,在资料的汇总和归纳方面难以按照统一的规范和流程进行操作,进而会导致各种资料的混乱,影响事业单位对各种档案资源的正常使用。同时,档案管理部门长期处于一个边缘化的位置,没有对其进行专门的管理,也没有?x予其足够的重视,会严重影响档案管理人员工作的热情和积极性,使他们逐渐对档案管理工作开始敷衍,进而影响事业单位档案资源的质量。

2.2 档案管理人员的素质和水平不高

由于事业单位的性质以及档案管理工作本身所具有的流程多、要求严格和比较枯燥繁琐等特点,档案管理人员必须具备很强的责任意识、认真负责的工作态度和严谨踏实的工作作风。并且随着事业单位的管理工作逐步迈入了信息化的大门,档案管理人员还必须逐步提升自身应用计算机系统的技术和水平,以满足实际工作的需要。但是很多事业单位往往没有对档案管理工作予以足够的重视,在招聘档案管理人员时的考核力度不够,而且人员更换的比较频繁。加之部分档案管理人员缺乏责任意识,在工作时敷衍了事,或者对档案管理的各项内容和要求都不够明确,没有按照要求对各项信息与资源进行记录与保存。这些都体现了人员因素对于档案管理工作质量的影响,如果不能保证档案管理人员的素质和水平合格,就很难实现事业单位档案管理工作的有序发展。

2.3 档案资源的管理系统落后

信息技术的广泛应用给各行各业的发展注入了新的生机与活力,能够更充分地调动发展的潜力。随着信息化的普及以及事业单位的发展,信息技术在事业单位管理中的应用是一个必然的趋势。目前,已经有部分事业单位认识到了信息化所带来的便捷和机遇,逐步将信息化的管理系统引入到了日常的管理工作中。但是仍有很多事业单位固守传统的管理方法,在档案的管理工作中没有实现信息化,限制了档案管理工作的效率和质量的提升。

3 对事业单位档案管理工作进行优化的策略

3.1 逐步完善档案管理制度

首先,事业单位应该充分认识到档案管理工作的重要作用,对档案管理部门的日常工作予以足够的重视,设置专门人员对档案管理工作的质量和情况进行管理和监督。然后,要根据事业单位的实际情况以及对档案资源的使用需求来进一步明确档案管理的各种规范和要求,针对不同种类的数据和资料制定具体详细的要求,为档案管理人员的工作提供行为规范。同时,要注重不断提升档案管理人员工作的积极性和创造性,明确责任,引导其严格遵守各项档案管理工作的规范,不断提升档案管理工作的质量和水平。

3.2 加强对档案管理人员的教育和培训

可以说,档案管理人员的素质和水平直接影响着档案管理工作的质量,影响着各种档案资料和数据的科学性和准确性。因此,为了减少因管理人员素质和水平不足而给档案管理工作带来的限制,事业单位要在实际管理中注重提升档案管理人员的素质和水平。一方面,事业单位在招聘人才时要加大考核力度,引入一些经验丰富、能力较强的档案管理人员。另一方面,要不定期地对档案管理人员进行教育和培训,不断提升其工作能力和职业道德观念,逐步提升档案管理人员队伍的整体素养和水平。

3.3 实现档案管理工作的信息化

人事档案日常管理(篇2)

对人事档案管理的有效开展,不仅能够使单位的人力资源管理工作得到进一步完善,而且对不断优化技术人才的转型管理等也有重要的推动作用。在实际的人事档案管理工作过程中还存在一些较为突出的问题,比如个别工作人员没有能够充分履行自己的工作职能,而且对此也没有产生足够的重视,对档案管理工作内容的理解过于片面化,误认为档案管理工作的内容就是简单的抄写以及对档案的保管。在人事档案的收集制度上没能够做到较为完善的履行,使人事档案的利用价值没有得到充分发挥。在人事档案管理的具体手段上仍然沿用以前较为传统的管理模式,不能较好的随着社会发展需要而不断创新。在一些单位中员工对基本的电脑知识以及日常的档案管理软件等专业技能都不具备,在查找档案时还是沿用传统的人工查找的方法,从而严重影响了档案管理工作的效率和工作水平。

二、和谐管理理论的具体内容

在我们通常熟知的管理学理论中,其中一项非常重要的内容就是和谐管理理论,从和谐管理理论的基本思想可以看出,主要是将其内部各个部分的内容在一定条件下保持在一种较为和谐的状态,从而最终实现整体性的和谐。对人事档案管理单位来说,通过一定的和谐管理理论手段,能够使人力资源在管理能力上和服务水平上得到较快的发展和提升,随着现代社会竞争压力的增大,在日常的管理中将和谐管理理论作为自己工作的核心,并不断将其进行消化吸收,对日常事务中有效解决突出问题具有重要的促进作用。具体来讲和谐理论的内容主要体现在两个方面:首先,所谓和谐管理就是要将各部分的因素不断进行优化升级,这样才能够促进整体和谐的充分实现。具体是在档案管理中不断融入和谐管理的相关理论知识,并对其进行前期的理论改善,从而为后期成效输出提供准备。在和谐理论管理中,其所为的系统输出简单来讲,就是在一定条件下,在还未对原先的自身精神状态进行改变的前提下,减少其资源的有效输出,从而为最大化的服务状态给表现出来的过程。第二,在和谐管理理论的知识构成中,其具体内容包含的价值。利益实际上是一种精神内在体现和效果的外在表现。人事档案管理单位在其具体的工作职责中,对单位的组成成员进行管理,单位在一定条件下不仅要将一部分的物质手段和相关的生存手段提供给员工使用,同时还需要其自身的不断努力,从而充分体现其自身价值,员工以这样一种工作精神参与日常工作,不仅能够在工作中得到一种集体的归属感,而且对其精神境界的提高也起到一定的促进作用。在和谐管理理论的具体实施过程中,要不断在其精神层面上寻找和谐成分,在日常管理工作中在追求工作效率的同时,还要从系统各成员的内心目标出发,从而实现效率的最大化。

三、人事档案管理中和谐管理理论的应用

在日常的档案管理工作中,通过对管理学中和谐管理理论及其所存在的问题等进行综合分析,从中可以看出,为了在一定条件下发挥人事档案管理工作的最大效能,我们可以从以下几个方面加以重视:

(一)在日常管理工作中,加强对人事档案管理机构工作职能的要求并不断完善人事管理机构的工作职能,在人事档案管理的岗位分工过程中要做到合理和准确,并将和谐管理理论知识运用到人事档案管理的日常工作中来,从而在一定条件下对人事档案管理机构组织进行有效保障,在一定环境下降低在人事档案管理过程中情感因素在人事档案管理中所占的比重,从而使管理工作能够有序健康地开展。通过这种途径可以有效地将外界准确及有效的信息提供给相关领导,从而可以帮助其较好地开展人事任免工作和奖惩措施。

(二)进一步加快人事档案管理中的信息化进程,在具体的实施过程中要充分运用和谐理论知识,在工作过程中可以构建电子档案数据库,从而充分发挥人在主观能动性上的先天优势,也在一定条件下降低其在人事档案管理过程中所造成的不良影响。随着现代信息技术的不断发展,在人事档案管理领域出现的一种较为简便的档案管理方式就是电子档案,但是电子档案受到计算机硬件的影响较大。因此,在日常的工作管理当中,要不断地合理地运用计算机技术,从而在具体的工作中能够和现代化的办公设备相协调。而通过运用这种措施,在人事档案的查阅以及管理上就会更加方便和快捷,从而能够较好地帮助单位领导层对员工做出正确的决策和分析。

人事档案日常管理(篇3)

二、人事档案管理工作存在的问题

(一)从事人事档案管理工作人员综合素质不理想。我国目前人事档案管理人员普遍存在着理论知识不足、文化知识不理想的问题。部分人事档案管理工作人员仍然坚持传统管理理念,与社会实际需求相脱节,缺乏创新性管理,实际的管理效果并不是非常理想。人事档案的管理工作非常琐碎并且连续性非常强,如果不能够投入非常大的人力和精力,那么实际的管理效果并不会非常理想。由于体制改革的影响促使事业单位编制不断减少,人事工作部门兼任了人事档案管理工作,但是由于管理工作人员缺乏专业性,缺乏认识档案收集的专业意识,使得一部分档案并没有及时归档,职业档案存在着一定的缺失。总之,社会经济的日渐发展促使人员流动性日渐加强,因此,档案管理工作人员也存在着较为频繁的调换,人事档案管理效率受到了阻碍,实际的管理效果并不是非常理想。

(二)人事档案管理工作信息化不理想。科学技术日渐发展促使事业单位普遍采用信息化人事档案管理系统,信息化水平不断提升。从目前人事档案管理工作来看,部分事业单位仍然没有使用较为先进的管理手段,大部分单位仍然沿用传统人事档案管理方式,手工操作式的人事档案管理花费巨大的时间和精力,实际的档案保管并不是非常理想,工作效率不高。在调取人事档案的过程中,管理工作人员需要花费大量的时间和精力来进行审核以及调取,缺乏时效性并且人事档案更新速度也并不是非常理想。

三、人事档案管理和利用对策

(一)提升人事档案管理工作人员综合素质。事业单位在实际工作过程中,需要重视人才管理工作,加大人事档案管理工作力度,认识到工作的业务性、政策性以及保密性等,提升实际的管理工作效率。国家人事管理制度日渐发展促使社会工作日渐深入,人事档案管理工作部门迫切需要高素质、复合型人才。在人才招聘过程中,需要挑选工作作风更加正派并且具有工作责任心的工作人员,这样才能够真正做到严守秘密,工作更加诚恳。此外,认识档案管理工作工作人员需要重视自我完善,不断学习,提升自我。相关主管工作部门需要认识到人事档案管理工作人员综合素质的重要作用,定期性开展业务知识方面的培训工作,鼓励工作人员更好、更加及时把握先进人事档案管理知识以及人事档案管理工作经验,使得人事档案管理工作与社会发展需求相配合,提升事业单位人事档案管理利用效率。

(二)重视人事档案管理工作的信息化。经济社会的日渐发展促使科学技术的不断进步,信息化则成为社会发展的重要发展趋势,这也就为事业单位人事档案管理工作提出了更高的要求。现代化的人事档案管理工作成为了社会发展的趋势要求,同时也是符合人事工作制度改革以及发展需求,对促进社会主义现代化发展具有非常重要的作用,因此,事业单位的人事档案管理工作需要符合档案信息发展需求。作为人才信息发展的重要资源库,需要更加合理利用人事档案信息库,尽可能发挥信息化重要作用,充分利用现代化技术手段,提升人事档案管理方面的实效性,促进人事档案管理工作的现代化以及信息化。总之,为了能够提升事业单位人事档案管理工作效率,需要重视应用信息化管理方式,坚持纸质档案管理工作与计算机无纸化人事档案管理相结合的方式,提升人事档案管理有效性。在人事档案管理工作过程中,需要充分利用计算机互联网技术,创新人事档案管理工作,借助网络可以有效共享不属于保险范围的相关认识档案信息,为社会提供更加高效、更加优质的人事服务,提升工作便捷性,同时提升人事档案管理利用有效性。

人事档案日常管理(篇4)

事业单位工作种类复杂多样,并且由于其工作特殊性,许多工作都需要存档记录,这就导致事业单位需要进行存档储存的资料量巨大,也为档案的整理和管理工作带来了较大的难度。当前我国事业单位的工作运行尚没有完全实现透明化运行,部分工作具有隐蔽性,因此对事业单位日常工作的检查和监督就需要通过对档案资料的检查和管理来完成,所以事业单位档案管理工作是事业单位工作项目中一个关键的环节。在现代管理概念中,档案管理的质量水平同样也能够反应事业单位的整体管理水平。因此,事业单位需要建立完善科学的档案资料管理制度,尤其是事业单位的档案管理部门一定要深刻认识到档案管理的重要性,在日常档案管理工作中一定要认真负责,因为一旦档案资料在管理过程中出现问题或违背了相关规定的话都会影响到事业单位工作的正常运行,还会给群众一种事业单位的管理存在问题的印象,由此可见事业单位档案管理的重要程度。

2.事业单位档案管理制度中存在的问题

2.1缺乏足够的档案管理意识

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作,在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视,没有良好的档案管理意识,使得档案管理和档案监管的力度不够,并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持,甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中,这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

2.2没有建立完善的档案管理制度

目前,我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范,并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面,部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则,使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则,从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章,没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时,一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力,使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高,管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺,阻碍了档案管理工作的顺利进行。

2.3缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式,为人类的生活和工作带来了极大的便捷,近年来信息化档案管理的优势越来越加突出,他使得档案管理工作变得更加方便、快捷,极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中,使得档案管理工作变得低效耗时,甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理,使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

2.4缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性,同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说,不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员,有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作,这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高,将档案管理工作视为应付上级组织的检查,使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练,从而使档案管理工作不能正常进行。

3.优化事业单位档案管理制度的途径

3.1重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革,如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性,从而推动事业单位档案管理工作的发展。

3.2重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础,因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实,规范档案管理人员的行为准则,严格按照管理制度进行操作,同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度,促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度,提高他们的工作积极性,在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

3.3加强档案管理人员的专业培训

人事档案日常管理(篇5)

二、提高事业单位档案资料管理的对策研究

通过上述分析,我们不难得出档案资料的管理在事业单位工作中的重要作用,要想提高事业单位的管理工作,我们必须重视档案资料管理,采取有效措施,优化事业单位的档案管理工作。

(一)重视人才队伍建设,提高工作人员素养。做好资料的管理,优化档案的整理工作,首先需要强化档案管理人员的素质。作为档案资料的管理人员必须具有档案管理的专业知识,还要具备一定的人事管理和本单位要求的一些专业知识,计算机操作知识,了解国家的大政方针。这就需要事业单位必须严把档案管理员的入口,精心筛选专业人员,上岗之前进行针对性的技能培训。同时,档案资料的管理人员要有慎独的意识,做到心中有法律、心中有规则,树立高尚的职业操守,调整工作心态,兢兢业业做事。作为档案资料的管理人员要经常提醒和扪心自问,在做资料的工作中是否及时、整洁、完整。自己是否对日常工作进行了审核,用字是否恰当和规范,是否有遗漏和不全面;对各条线的管理人员在工作过程中所提出的建议是否乐于接受并落实到项目管理中去; 是否对以前的工作进行了总结,留下好的一面,否定了不好的一面。并用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作……这些都是档案管理人员应该考虑和必须考虑的问题。在日常工作中要多思考、多交流、多协调,并用热忱、认真的态度去工作、去落实。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍来提升我们自身的素质,同时在工作中不断地总结经验和教训。

(二)明确管理职责,做到权责分明。对于目前事业单位的档案资料员来说,明确自己的职责也是充分做好工作的前提,只有了解自己的工作才能做到有的放矢,明确工作目标。事业单位档案资料管理人员的职责主要是收集本单位工作相关的档案资料和图表;整理单位计划的各类表格、图纸等文件;检查工作人员在日常工作中制订及调整计划的审批情况;检查管理人员在工作中的管理档案资料的记录、整理情况;有序登记单位活动档案资料以便利用时随时提取;及时与其他部门交流沟通,做好相关的联谊工作;做好图集、规范、标准文件保管工作,并做好借阅登记;经批准借阅外单位的文件,须按规定办理借阅手续;为保证文件资料不外泄,资料员有责任控制人员进出资料室;认真做好工作笔记,完成单位安排的其它工作;资料员发送的图纸资料必须留一份连同发放清单一起存档等等。工作质量的保障离不开资料员对工作资料的汇总和整理,资料员做好自己的工作是工作质量得到保障的前提。

人事档案日常管理(篇6)

中图分类号:G637 文献标志码:A 文章编号:1008-3561(2017)14-0035-01

高中学校人事档案是存储教职员工信息以及学生个人信息的重要历史记录,其内容主要由有价值的文字、清晰的图表以及其他有存在意义的说明元素组成。学校人事档案既是信息资源的保存体又是信息传播的承载体,对教职员工以及学生的人生具有凭证、依据和参考的作用,同时对学校的教学活动也具有重大的影响。因此,完善高中学校人事档案管理显得尤为重要。高中学校人事档案的内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用等管理活动,并以此硐蚪讨霸惫ず脱生提供具有权威性、可靠性的档案信息服务。

一、高中学校人事档案管理的基本现状

(1)对人事档案管理缺乏足够的重视。一方面因为学校的教育水平测定与人事档案管理并不存在直接的挂钩关系,加之学生自身档案意识薄弱,所以易于造成学校忽视学生的人事档案的管理工作。另一方面是人事档案日常管理工作本身并无实质性内容,值得一提的表面管理工作也就是为了应对上一级部门的检查而进行简单的档案规整和卫生打扫。这样,档案管理工作很容易被忽视,档案信息的完整性和精准性也令人担忧。

(2)人事档案管理者缺乏专业度。在某些高中学校会存在着这样一种现象,即从事学校档案管理的工作人员所学专业与档案管理无关。因此,档案管理工作就停留在做表面功夫,缺乏一套科学、规范、有效的管理体系,从而使得学生的在校档案模糊、无实际意义,甚至出现学生档案信息被随意篡改的现象。

(3)学校人事档案管理制度体系不健全。由于有些学校对人事档案管理缺乏足够的重视,再加上从事档案管理的工作人员专业性不强,直接导致学校档案管理制度体系的不完善。这种不完善主要体现在以下几个方面:首先档案归类不细致,过于简单;其次对于档案的实效期限管理失当,以致堆积过多而混淆了对近期收集档案的处置;再次,对于应当销毁档案的处理没有严谨的流程;最后,档案室的日常工作缺乏明确的责任制度。长此以往,就会出现管理者对档案疏于管理的情况,从而导致档案遗失、归类位置混乱,甚至忽视对档案室日常环境的干燥性处理,使得档案潮湿,档案内容损坏,造成严重后果。

二、完善高中学校人事档案管理的主要举措

(1)加强对档案有操作权的相关人员的管理意识。学校应当把档案管理工作纳入到日常管理工作内容中,使其成为不可或缺的一部分。此外,要通过宣传引导等形式,增强工作人员对档案管理内容的认识度,让其明晰档案本身的重大价值以及档案管理工作的重要性。这样,在日常管理工作中,直接操作人员才不会以自我感性认知去处理档案收集、整理、归类等相关工作事项,能够在一定程度上避免出现档案遗失、无故销毁、随意篡改等情况。

(2)档案管理数字化、网络化,增强管理人员的专业素质。信息数字化是当今时展不可逆转的大趋势,也就是说现代高中人事档案管理也需要打破“路径依赖”,适应潮流,形成数字化、网络化管理模式。这样,一方面加强了档案的整体衔接性,避免档案丢失事故的出现;另一方面对于档案管理者而言,工作量也相应减少,档案管理易于可控、可查。此外,学术要专攻,管理也要专攻,从事档案管理的工作人员如果具备与之匹配的专业知识,那么在日常管理工作中一定会事半功倍,因为只有具备良好专业素质的档案管理者,才能够使日常的档案操作和管理更加科学、规范、细致,面面俱到。

(3)建立健全人事档案管理制度,合理开发利用。高中人事档案管理之所以存在上述弊端,有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度,导致档案操作规范不明确、问责制度不清晰。部分工作人员基于自我意识或者经验来处理档案,短期内问题可能不大,时间一长,档案越积越多,问题则逐一暴露出来。这种缺乏客观性和科学性的处理方法,很容易导致档案信息的冗长、混乱,档案编目流程烦琐低效、档案存放次序被打乱,档案的盘点操作不科学,对失效档案的管理不及时。所以,建立健全人事档案管理制度并合理开发利用,让管理者有据可依,有章可循,有责可问,是解决档案管理问题行之有效的方法。

三、结束语

档案所代表的是档案所有者在某段期间内所有活动最客观的证明,它的影响力和价值性是不可替代的。因此,学校应当格外重视,并不断完善本校的人事档案管理制度。加强对档案有操作权的相关人员的管理意识,促使档案管理人员树立更加严谨、客观、科学的态度来处理档案,不让档案工作流于形式,而是更具有实际意义。切实提高档案管理人员的综合素养,改善档案管理水平,从而推动高中学校教育事业的可持续性发展。

参考文献:

人事档案日常管理(篇7)

档案资料是律师事务所日常工作中必不可少的重要工具。为了进一步促进事务所日常工作的顺利进行,使档案资料更好地发挥其作用。本所决定对档案资料管理实行“行政部门统一管理,专人分级、分类负责”的管理制度。其具体内容如下:

一、人事档案管理

1.全所人事档案按合伙人、专职律师、实习律师、律师助理、行政辅助人员五大类,分类归档管理。

2.个人人事档案中包括本人身份证、学历证明、资格及执业证书、学习及培训情况证明、个人基本联系方式等主要资料的复印件。

3.人事档案的转入、转出手续要完备。对于新转入的人事档案,管理人员一定要按目录核查无误后才可签收。管理人员签收后应立即将资料整理规范,按类归档。

4.人事档案管理人员应定期整理相关档案,随时查漏补缺,更新档案内容,保证人事档案的完整性和准确性。

二、往来文件档案的管理

1.对于日常往来的行政管理工作文件、各级管理机关及事务所合伙人会议纪要、决议等文件,管理人员均应编号登记,送负责人批阅。负责人签署意见后于次日前送达有关人员及时办理。如属急件,管理人员应当日送达,并应履行好签收手续。

凡向上级的请示、报告及与有关单位的联系函件,均由行政部门用事务所统一专用信笺纸书写(钢笔)或用电脑打印,并经负责人签字后加盖公章才可签发,原稿按规定归档保存、备查。

2.一般往来文件负责人批阅时间不得超过三天,紧急文件不得超过一天,有关领导批阅时应签署全名。行政主管按此规定催办。

3.对需存档文件的批阅、批改、签字等均要使用钢笔、毛笔、档案圆珠笔,不得使用红笔、普通圆珠笔或铅笔。

4.对往来文件及重要资料的整理工作应按年份、日期分类归档、装订成册,分永久、长期、定期三类保管,同时编写档案目录。

5.涉及事务所机密的文件均需专门人员专门管理,不得有任何泄露情况发生。

三、查阅档案的手续

人事档案日常管理(篇8)

在信息时代背景下,事业单位管理水平逐渐提高,已步入到崭新的发展阶段。由于受到一系列主、客观因素的影响,比如,固有模式的束缚,事业档案管理工作各方面的问题日益突显。面对这种情况,发展电子政务,提高事业单位档案管理水平已成为新时期社会发展的主流,也是一种必然趋势。以此,提高事业单位档案管理工作效率与质量。

一、事业单位档案管理工作现状

在新时代下,事业单位档案管理工作现状并不乐观,存在一系列问题,严重阻碍事业单位的发展。首先事业单位没有意识到档案管理工作的重要性。事业单位是我国信息管理的重要机构,但在日常工作中,领导者忽视了档案信息管理的重要性,没有明确岗位职责,并落到实处。其次,缺乏现代化的档案管理设备。档案管理是一项系统而复杂的工程,需要充分利用先进的办公设备,降低档案信息数据的错误率,提高工作效率。但在实际工作中,事业单位为了减少办公设备方面的成本支出,没有定期更换硬件设备,办公设备落后,已经无法满足新时期档案管理的客观要求,无法充分发挥档案信息自身的作用。同时,在日常工作中,不注重对信息资源的开发,也没有优化利用已有的档案信息资源。最后,事业单位不具备高素质的档案管理人才。已有的档案管理人员不具备基本的职业素质,不具备基本的理论知识,专业化的技能,档案管理不规范,经常出现各种问题。事业单位也没有定期对档案管理人员进行系统化的培训,档案管理水平极其低下。此外,档案信息保管存在安全隐患,安全性较低,无法充分展现档案信息的利用价值。

二、事业单位档案管理工作改革策略

1.优化事业单位档案管理体制。

在新时代下,事业单位档案管理已成为电子政务建设的重中之重,需要统一领导与协调,使相关的政务信息价值取向、流动更加明确。为此,需要不断优化已有的档案管理体制,完善已有的业务流程,和电子政务建设相融合,不断促进事业单位办公的自动化、信息化。

2.不断拓展事业单位档案管理职能。

在日常工作中,事业单位要对档案管理信息进行数字化设计,检查归档的电子文件,需要不断延伸监督指导工作,在监督管理电子档案文件的同时,还要提前对电子档案文件进行一系列的操作,比如,鉴别、筛选,为事业单位档案管理职能的拓展埋下伏笔。在此基础上,需要和对应的政务中心取得联系,全面了解文件中心的客观需求,及时提供相关文件,使档案文件在文件中心的地位日益突显。此外,需要不断拓展服务范围,充分利用电子政务优势,对事业单位、事业单位之间进行全方位的监督管理,提供优质的服务,向社会大众提供各方面的政务信息,满足社会不同领域在政务信息方面的客观需求。

3.逐渐实现档案信息资源的数字化。

从某种意义上说,档案信息资源数字化的实现是事业单位档案信息化建设的首要前提,能够对档案原件起到一定的保护作用。在实现档案信息资源数字化的道路上,要充分利用各种先进的信息手段,把相关的物质载体转化为数字化信息,还构建全新的档案目录数据库、全文数据库,管理各种档案信息资源,提高它们的利用率。此外,以电子政务管理方法、流程为纽带,不断优化事业单位档案管理形式,需要统一规范事业单位档案数据管理库中不同类型文件格式等,并对不同类型的文件、档案内容等方面做出统一的规定。要以事业单位自身的运营情况为纽带,以信息化管理标准为基点,制定可行的档案管理标准体系,并在实践中不断优化完善,使档案信息更加规范、标准。

4.构建有效平台,实现资源有效整合。

事业单位档案信息化管理平台的构建是建立事业单位已有平台基础上的,档案管理平台、整体平台之间属于对立、统一的关系,需要严格按照档案管理流程、业务内容等进行,并遵循相关的原则,比如,动态原则、拓展原则,对事业单位档案管理改革工作进行客观、科学的战略规划。就档案资源有效整合来说,离不开事业单位管理软件的应用。在优化改革的道路上,要充分发挥事业单位这个发展平台具有的作用,实现档案资源的优化重组,比如,档案信息数据的归类。

5.重组档案管理组织架构。

在新时代下,信息化对档案管理工作有着较大的冲击,必须走上改革的道路。改革档案管理本身的同时,也需要对其背后的组织架构体系进行全方位的改革。最直接的方法是:把网络信息技术人才纳入到对应的组织架构中,使事业单位档案管理信息化更具安全性。同时,还要培养专门的信息化、现代化档案管理人才,不仅要具备专业化的管理技能,还要能够熟练操作档案管理信息平台,不断注入新鲜的血液,引入新时期事业单位人力资源管理机制。并以绩效激励制度为纽带,提高档案管理者的能动性、创造性。以此,使档案管理人员更好地履行自身职责,提供优质的服务。

结语

总而言之,在新时代下,改革事业单位档案管理,发展电子政务是非常必要的。它有利于对档案信息资源还是进行专门的管理,进行必要的加工、提取,提高档案信息资源利用率,减少档案管理工作人员的工作量,能够不断提高档案管理人员的综合素质,提高档案管理的效率与质量。同时,它能够减少档案管理的运营成本,提高经济效益,便于档案信息资源的修改、查阅、传递等,使档案资料能够更好的发挥自身的作用。以此,使事业单位不断向前发展,走上长远的发展道路。

参考文献:

[1]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务,2014,21:93.

人事档案日常管理(篇9)

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2014)04(c)-0178-01

人事档案的管理即人事档案的收集、整理、鉴定以及统计等活动对医院人力资源工作正常开展具有非常重要的作用。医院引进的人才也应该经过其人事档案管理的数据库进行操作。人事档案管理工作理念就是“以人为本”,并将人事档案管理人员的素质及能力的培养作为人才培养的基础,再依据医院的日常工作特点及发展的要求进行人才的引进、并实现人才资源合理配置[1]。然而,目前我国医院在人事档案管理方面仍较为落后,并没有随着社会经济的进步而及时更新,所采用的传统管理方式效率低下、已经不能适应目前医院发展的需要。因此,在医院人事档案管理工作中积极进行管理思路的创新和探究,对促进人事档案管理工作的现代化进程和医院的可持续发展非常必要。

1 传统医院人事档案管理存在的问题

目前,有很大一部分医院尤其是小医院的基础设施不全,没有设立单独的档案储存管理室。通常情况下,将档案材料放在人力资源部的办公室里,安全性低、易遭虫蛀,且保密性差、很容易导致重要信息的泄漏[2]。医院里的有一部分档案管理人员并没有受到过专业知识培训,对档案管理的作用及意义也不甚了解,导致工作主动性差;还有一些档案管理人员虽然具备相应的专业知识,但管理水平却有待提高,仍采用人工检索的方式,在档案管理及应用方面没有合理的操作规程,效率很低,且常常会导致档案损害情况的发生[3]。另外,医院人事档案管理人员的还存在档案意识较薄弱的问题,随着时间的推移和人才的积累,档案数量也越来越多,如果在管理方式上不能及时探索出创新思路,势必造成档案的管理质量愈加低下。

2 人事档案管理创新思路探究

2.1 加强教育培训,提高档案管理人员的素质及水平

医院人事档案管理人员由于缺乏一定的知识水平和专业技能,且档案意识较为淡薄,这些都是影响其业务水平低下、工作积极性低的主要原因之一。事实上,档案管理室一项技术性很强的工作,并不是按照一定流程机械的操作就可以做好的。随着现代化技术在档案管理工作中的逐步应用,也对医院人事档案管理人员提出了更高的专业技能的要求,不仅需要能够熟练操作软件,更要注重自身的专业知识提升[4]。医院在对人事档案管理人员进行培训教育时,应该针对不同人员的特点、量身定制相应的培训方案,如可以对相关人员以轮岗、轮流的方式进行教育。培训结束后,可以举办一次业务知识的竞赛,让档案管理人员在激烈竞争中不断提高专业技能和管理水平,同时还能在一定程度上激发相关人员的工作积极性。

2.2 加快档案现代化信息管理进程推进

进行档案管理创新思路的探究就需要跟得上时代的步伐,逐步推进档案现代化信息管理进程,实现各种信息、资源的共享,不仅利于医院内部沟通交流,还能使医院人事档案管理的意义最大程度的展现出来。人事档案管理实现信息化之后,各个部门之间的资料传送步骤就变得简便快捷,其电子信息化管理的储量很大、速度快、计算准确,能够明显提高工作效率。加快档案现代化信息管理进程推进,首先要完善医院人事档案管理的电子信息化系统,将档案信息实现分区管理。还应将档案室、计算机室、办公室分开设置,并通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施,在最大程度上减少电磁的干扰和降低设备发生损坏的可能性。此外,档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源,即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。尽管工作量比较大,但对以后的医院人事档案管理提供了很大的便利,因此医院应该加大此方面的人力、物力的投入,加快纸质档案文件的扫描机输入,同时要保证信息的准确性。最终形成信息整理、查询及维护为一体的完整的人事档案管理数据库,随着医院的不断发展、壮大、数据库的建立能够使各个部门的工作配合地更默契,进而提升整体的工作效率,并将会对医院的成本控制和经济效益的增长具有很大的促进作用。

2.3 不断推行医院人事档案管理新模式

随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强,都使得医院工作复杂度的提升了不少,传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来,一些医院开始实施人事档案的制度,这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一[5]。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度,选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作,并在合作过程中不断完善有关内容,确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外,也要保证双方管理网络的畅通,在保证不泄密的前提下,方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。

3 结语

人事档案管理作为医院日常工作管理和正常运行的重要内容,对医院内部实现人才合理配置和逐步增加其经济效益都非常重要。传统的档案管理存在有管理人员专业知识和管理水平低下,档案信息管理不善、收集不全,工作效率低下等问题。近些年,随着医疗卫生事业的不断进步,对医院内部的人事档案管理也提出了更高的要求。针对有关问题提出并实施了如下的管理创新思路:加强教育培训以提高档案管理人员的素质及水平,加快档案现代化信息管理进程的推进,不断推行医院人事档案管理新模式等,这对档案管理工作水平的提高和医院人力资源的可持续发展非常重要。

参考文献

[1] 从文.干部人事档案管理工作创新的思考[J].人力资源管理,2010,12(10):35-37.

[2] 吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报(哲学社会科学版),2012,34(1):150-152.

人事档案日常管理(篇10)

1.档案内容不断丰富。现阶段卫生行业从业人员一般为本科学历以上,临床医生的学历大部分为硕士研究生学历。卫生行业从业人员在从业过程中补充档案材料相对较多,例如每年年度考核材料、历年工资调整表、在职期间取得的成人教育学历或同等学力研究生学位、中初级职称考试合格人员登记表、高级职称评定表、党团材料、劳动合同书、解除劳动合同证明书等。平均每卷人事档案约100页。伴随着人事人员个人成长、职业生涯不断发展及社会活动的不断增加,档案内容不断得到丰富,纸质档案业务量不断增加,与日俱增的档案管理工作量对于日常档案管理提出了严峻考验。

2.档案数量与日俱增。随着公众对医疗服务的需求不断提升,医疗体制改革的持续推进,医院的医疗服务体系不断完善,医疗技术的不断提高,医学院校毕业生的逐年增加补充,档案数量与日俱增,相继带来业务量的不断激增,档案数量的增长为档案库房管理、档案库容量和日常档案管理工作增加了难度。

3.档案载体愈加多样。随着人事档案管理工作日趋科学化、现代化,逐步完善、规范数字化档案建设工作,大连市卫生健康行业人才中心开展档案规范化整理及电子化加工,根据《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等要求,规范档案目录、档案分类、档案材料排序、档案装订工作,根据《纸质档案数字化技术规范》《干部人事档案数字化技术规范》要求,规范电子档案图像清晰度及数据挂接准确度工作。目前已累计制作完成电子档案9800卷。档案载体形式多样化,涉及保管条件和要求对于档案管理工作提出新的难题。4.档案利用需求加剧。随着社会的发展和科学的进步,档案利用需求不断加剧,推进人事档案信息化,合理充分利用档案信息,使所保管档案满足计算机档案管理系统查询的需求,将数据运用到卫生指标计算、合理配置卫生人力资源等诸多方面。如何满足日益扩大的档案利用需求成为档案管理不得不考虑的问题。

二、流动人员人事档案管理中存在的问题及理论分析

1.流动人员人事档案管理中存在的问题。(1)对档案重要性宣传不够。档案管理工作人员对档案重要性的宣传不够,用人单位和存档人对档案重要性的认识不高。如果档案的收集和鉴定没有规范管理,档案的整理和保管就无法保证安全到位,档案信息管理环节的统计、检索、利用等管理工作缺乏最基本的实体依据。(2)档案管理人员配备不足。档案管理工作具有长期性和连续性,每管理1千卷干部人事档案一般应当配备1名专职工作人员,目前档案管理人员明显配备不足。在日常的工作中,参加业务培训及与其他档案管理单位交流的机会也很少,工作中经常有探索,有创造,无交流,档案工作采用先前沿用下来的习惯进行管理,档案管理人员在自己的工作中摸石头过河,缺少与其他档案管理单位必要的沟通和交流。(3)档案信息资源服务力度不够。在实际工作中,档案管理“重保管,轻利用”,只注重档案的收集、整理、保管环节,忽视了档案资源的开发利用。档案信息资源开发利用服务力度不够,档案信息资源提供服务不主动,没能为当地卫生行业人才发展战略规划提供数据参考。

2.理论的分析。(1)从档案学角度分析。档案的本质属性是原始记录性,这使档案具有重要的凭证作用和参考作用。档案资源的积累具有缓慢性。人事档案具有现实性、动态性、保密性和专指性的特点。档案价值的潜在性规律导致档案工作容易被忽视,档案工作的成效和价值不突出。(2)从经济学角度分析。档案管理工作是一项公益性服务性工作,在经济社会中很难短时间内给组织带来丰厚的利润,档案作用的发挥没能引起重视。档案管理在经济社会中不受重视的现状得不到有效改善,不利于档案管理工作的长效发展。

三、改进档案管理工作的对策

人事档案日常管理(篇11)

事业单位的档案管理工作是一项服务性的工作,在日常工作中十分容易被忽略。这可能是由于事业单位对档案管理还缺乏足够的重视,没有良好的档案管理意识,使得档案管理和档案监管的力度不够,并且也没有为档案管理工作提供必需的人力和经济支持,甚至一些事业单位没有将档案管理工作归入到年终工作考核中,这些因素都导致事业单位的档案管理工作受到阻碍。

1.2没有建立完善的档案管理制度

目前,我国大部分单位还没有建立完善、科学、全面的档案管理制度和规范,并且档案管理规范覆盖的范围也不是很全面,部分单位甚至没有一个档案管理的规范守则,使得日常的档案管理工作中缺乏执行标准和参考守则,从而使得档案管理工作变得繁琐复杂且杂乱无章,没有明确的档案存贮制度和档案回收方法也使得档案的查找和使用变得更加困难。同时,一些事业单位在档案管理方面也缺乏足够的执行能力,使得档案管理工作的实施缺乏权威性导致档案管理工作效率不高,管理人员的责任心不够强也使得档案管理工作出现管理职能上的空缺,阻碍了档案管理工作的顺利进行。

1.3缺乏信息化的档案管理

计算机技术已经改变了人类的生活方式,为人类的生活和工作带来了极大的便捷,近年来信息化档案管理的优势越来越加突出,他使得档案管理工作变得更加方便、快捷,极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中,使得档案管理工作变得低效耗时,甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理,使得信息化档案管理工作无法正常的开展。

1.4缺乏专业的档案管理人员

档案管理工作不仅具有较强的制度性,同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说,不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员,有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作,这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高,将档案管理工作视为应付上级组织的检查,使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练,从而使档案管理工作不能正常进行。

2.优化事业单位档案管理制度的途径

2.1重视档案管理工作的宣传

通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革,如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性,从而推动事业单位档案管理工作的发展。

2.2重视档案管理制度的执行和制定

档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础,因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实,规范档案管理人员的行为准则,严格按照管理制度进行操作,同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度,促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度,提高他们的工作积极性,在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。

2.3加强档案管理人员的专业培训

新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术,所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐,对档案管理人员进行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。

人事档案日常管理(篇12)

1现阶段财政监督档案管理工作的注意事项

1.1保证档案资源的全面性和系统性

财政监督档案管理不同于一般的档案管理,涉及的内容繁多,不仅有财政收支管理,也有会计监督工作;不仅有金融市场管理,也有国有资产监督,这些工作不仅包括行政方面的管理也包含党建方面的管理,这些各个领域的不同工作加在一起组成了财务监督档案管理的系统,财政监督档案是以财政档案为基础而存在的,因此财政监督档案理应服务于财政管理档案,同时也应该体现出监督管理的特点,围绕财务、会计管理和金融等工作建立起详细健全的管理档案,努力形成一个真实科学、全面系统的财政监督档案管理体系。

1.2将信息技术在财政监督档案方面带来的利益最大化实现

现代化网络信息技术的发展在各行各业都被广泛应用,若将信息技术应用在财政监督档案管理中将给财政监督档案管理部门带了许多便利,这给档案工作管理带来了新的机遇,网络的发展不仅缩短了人与人之间的距离也很大程度上缩短了人与信息之间的距离,因此企事业单位应该将信息技术充分利用到财政监督档案的管理中,与此同时,企事业单位也应该考虑到计算机的配置问题,首先计算机要有过硬的硬件配置,这样有利于档案管理工作的顺利进行,其次企事业单位也要比较选择合适的管理软件,使档案的信息管理能够符合当前自动化技术的数据要求和标准。以上问题处理好的同时,企事业单位还需要注意加强财政监督档案的数据库的创建和管理,这可以方便档案管理人员通过计算机网络将信息资源进行快捷传输、有效利用、及时反馈,也可以大大提高财政监督档案信息的准确率和全面性[1]。

1.3培养档案管理人员的综合素质和业务能力

首先,作为一名档案管理人员必须有强烈的责任感和良好的职业素养,在工作过程中要做到认真负责、爱岗敬业、有强烈的学习精神和创新意识,能够做到一边工作一边进步,在思想层面和政治层面上提高自己,在工作中要秉承着服务于财政大局的工作理念,为财政监督档案工作的发展和进步贡献出自己的力量。其次,财政监督档案管理工作有很强的业务要求,档案管理人员要想出色的完成工作必须有专业的知识储备和较强的业务能力,应该对财政监督档案的具体情况和具体内容有一定的了解并努力掌握,对财政监督档案的收集、整理、统计等工作做到精通,有良好的学习能力和学习意识,通过学习不停的丰富自己、提高自己,只有如此才能在工作中做到游刃有余、轻车熟路,以及时应对最新的机遇挑战,更好的服务于财政监督档案管理工作[2]。

1.4加强日常管理和日常积累

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